Auftragsübersicht mit Einstieg in die Sammelplanung

Rückstandsliste prüfen: ISI-Export automatisch erkannt und 150 Einträge validiert

ISI-Import: Schornstein kehren und 30 Minuten als gemeinsame Vorkonfiguration

Kamin-Futura-Beispiel: erkannte Arbeiten auswählen und Dauer aus Preis und Stundensatz ermitteln

Sammelplanung Schritt 1: Liegenschaften, Einheiten und Arbeiten für die Planung prüfen

Sammelplanung Schritt 2: Terminvorschläge und Mitarbeiter in der Tabelle prüfen

Kamin-Futura-Beispiel mit Preis und automatisch ermittelter Dauer pro Planungszeile

Nachvollziehbare Dauerberechnung: 83,80 Euro bei 120 Euro pro Stunde ergeben aufgerundet 45 Minuten

Sammelplanung Schritt 2: Geplante Termine und Routen in der Kalenderansicht prüfen

Sammelplanung Schritt 3: Ansprechpartner und Kontaktwege für die Kundeninformation festlegen

Sammelplanung Schritt 4: Ergebnisübersicht mit geplanten Aufträgen, Terminen und Kontaktplänen

Auftrag 181 mit Empfängern, Nachrichtenarten und Versandstatus der Terminkommunikation

E-Mail mit Terminvorschlag und Link zur Terminvereinbarung

Öffentliches Terminportal mit Terminvorschlag, Terminadresse und Bestätigungsoptionen

Beschreibung

Sie starten mit Ihrer Rückstandsliste, einem ISI-Export oder bereits vorhandenen Aufträgen und führen die Planung Schritt für Schritt durch: Aufträge vorbereiten, Termine planen, Kunden informieren und Ergebnis prüfen. Beim Hochladen prüft KehrBlatt die Datei und erkennt das unterstützte Format automatisch. Dabei behalten Sie als Betrieb die Kontrolle über Auftragstyp, Dauer, Mitarbeiter, Zeitraum und Kontaktwege. KehrBlatt unterstützt Sie dabei, viele Aufträge strukturiert in geplante Termine zu überführen und anschließend die Terminabstimmung mit den passenden Ansprechpartnern anzustoßen. So entsteht aus einer Liste offener Arbeiten ein nachvollziehbarer Ablauf bis zur Kundenrückmeldung.

Besonderheiten

Viele Aufträge gesammelt planen, statt Termine einzeln anzulegen
Liegenschaften, Wohnungen, Auftragstyp, Dauer, Mitarbeiter und Zeitraum festlegen
Terminvorschläge mit Blick auf bestehende Termine und Kalenderblocker vorbereiten
Kontaktpläne für die anschließende Terminabstimmung erstellen
Ergebnisübersicht mit geplanten Aufträgen, Terminen und nächsten Schritten

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Aus Arbeitslisten werden geplante Termine

Viele Aufträge gemeinsam planen, statt jeden Termin einzeln anzulegen

KehrBlatt macht aus Arbeitslisten routenoptimierte Terminblöcke welche automatisch mit dem Kunden abgestimmt werden.

Aus Arbeitslisten werden geplante Termine

Viele Aufträge gemeinsam planen, statt jeden Termin einzeln anzulegen

KehrBlatt macht aus Arbeitslisten routenoptimierte Terminblöcke welche automatisch mit dem Kunden abgestimmt werden.

Beschreibung

Besonderheiten

Viele Aufträge gesammelt planen, statt Termine einzeln anzulegen
Liegenschaften, Wohnungen, Auftragstyp, Dauer, Mitarbeiter und Zeitraum festlegen
Terminvorschläge mit Blick auf bestehende Termine und Kalenderblocker vorbereiten
Kontaktpläne für die anschließende Terminabstimmung erstellen
Ergebnisübersicht mit geplanten Aufträgen, Terminen und nächsten Schritten

Ablauf

Der Ablauf

Rückstandsliste oder ISI-Export hochladen und automatisch prüfen lassen

Arbeitsliste laden

Zunächst exportieren Sie die Rückstandsliste aus Ihrem Kehrbezirksprogramm. Auch Adresslisten im ISI-Exportformat können Sie verwenden.

KehrBlatt prüft die Datei und erkennt das unterstützte Format automatisch. Anschließend legen Sie die Arbeiten fest und prüfen die zu bearbeitenden Liegenschaften und Einheiten.

Auftragsdaten konfigurieren und routenoptimierte Terminvorschläge berechnen

Arbeiten planen

In diesem Schritt konfigurieren Sie die zu erledigenden Arbeiten sowie Dauer, Mitarbeiter und Fristen.

Aus diesen Angaben berechnet KehrBlatt routenoptimierte Terminvorschläge und zeigt, welche Termine in den geplanten Zeitraum passen.

Kunden per E-Mail, WhatsApp, SMS, Telefon, Brief oder Klebezettel informieren

Kunden informieren

Nachdem die Termine angelegt sind, erstellen Sie Ankündigungspläne für die passenden Ansprechpartner.

KehrBlatt kontaktiert Kunden je nach hinterlegtem Kontaktweg per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Telefon. Wenn kein automatischer Kontakt greift, erstellt KehrBlatt wöchentlich ein To-do zur Zustellung von Terminbriefen oder Klebezetteln/QR-Codes.

Planungslogik

Was KehrBlatt bei der Planung berücksichtigt

Mitarbeiter

KehrBlatt ordnet Aufträge passenden Mitarbeitern zu und berücksichtigt Qualifikationen, damit auch bei Verschiebungen keine Tätigkeit bei einer ungeeigneten Person landet.

Dauer

Arbeiten sind je nach Gebäude und Auftrag unterschiedlich aufwendig. KehrBlatt kann typische Dauern der Auftragstypen verwenden; bei geeigneten UNO-Office- und Kamin-Futura-Listen auch Listenpreise und Ihren Stundensatz. Die geplante Dauer können Sie direkt in der Tabelle prüfen und anpassen.

Frist

Jeder Auftrag behält seine gesetzliche Frist. KehrBlatt beobachtet diese Vorgaben während der Planung und macht sichtbar, wenn ein Termin zu spät liegen würde.

Kalender

Mit Google Kalender sowie Outlook kann KehrBlatt bestehende Termine und Blocker synchronisieren. So wird nur in freien Zeitfenstern geplant und bestätigte KehrBlatt-Termine erscheinen im Kalender.

Route

Bei Terminankündigung und Terminverschiebung bewertet KehrBlatt, wie gut Termine räumlich und zeitlich in die Tour passen, und priorisiert passende Routenvorschläge.

Kontrolle

Nicht blind automatisch

KehrBlatt unterstützt die Planung, aber der Betrieb behält Auftrag, Zeitraum, Kontaktweg und Ergebnis im Blick.

Risiko Die Dauer der Aufträge wird zu pauschal geplant. Kontrolle Sie können bei jedem Auftrag direkt überarbeiten, wie lange die Arbeit voraussichtlich dauern soll.
Risiko Sinnfreie Ansprechpartner werden kontaktiert. Kontrolle KehrBlatt unterscheidet zwischen Gebäuden und Wohnungen und kontaktiert nur die Ansprechpartner, die für das jeweilige Objekt sinnvoll sind.
Risiko Unklare Terminvereinbarungen werden als klare Zusage behandelt. Kontrolle Das System erkennt, wenn eine Terminvereinbarung nicht eindeutig ist, und macht den Fall übersichtlich in der Inbox sichtbar.

FAQ

Häufige Fragen zu Arbeitslisten & Sammelplanung

Die wichtigsten Antworten zu Ablauf, Kontrolle und typischen Sonderfällen.

Was passiert, wenn es keinen digitalen Kontaktweg gibt?

KehrBlatt erstellt jede Woche Montag ein To-Do zur Zustellung von betroffnen Terminbriefen oder Klebezetteln, damit auch Kunden ohne digitale Kontaktdaten rechtzeitig informiert werden können. Die Terminbriefe können gesammelt heruntergeladen werden und sind direkt in routenoptimierten Blöcken sortiert, damit die Zustellung möglichst effizient erfolgen kann.

Kann ich Arbeitslisten aus meinem Kehrbezirksprogramm nutzen?

Ja. KehrBlatt erkennt unterstützte Rückstandslisten aus Kamin Futura, UNO Office, SchoCom und Dexheimer sowie Adresslisten im ISI-Exportformat automatisch. Bei UNO Office und Kamin Futura können Sie erkannte Arbeiten übernehmen; bei anderen Formaten geben Sie Auftragstyp und Dauer gemeinsam vor. Im Testlauf prüfen wir den konkreten Export.

Kann ich erst nur eine Straße planen?

Ja. Ein kleiner Planungsbereich ist sogar sinnvoll, um Ablauf, Kontaktwege und Rückmeldungen mit echten Aufträgen zu prüfen.

Berücksichtigt KehrBlatt Fahrtzeiten?

KehrBlatt kann bestehende Termine, Blocker und Planungszeiträume berücksichtigen. Fahrtzeiten und Routenlogik werden in der Planung sichtbar gemacht, wo sie für den Ablauf relevant sind.

Kann ich mehrere Mitarbeiter planen?

Ja. Termine können Mitarbeitern zugeordnet und über mehrere Kalender oder Zuständigkeiten hinweg vorbereitet werden.

Was passiert, wenn ein Termin nicht zur Tour passt?

Termine werden im Verhältnis zu den umliegenden Arbeiten mit Grün, Orange oder Rot bewertet - abhängig von der Fahrdistanz. So kann KehrBlatt immer die optimalste Position des Termins finden und dort platzieren.